Doel
Elke software die u gebruikt heeft een licentie. Schending ervan kan betekenen:
- Juridische aansprakelijkheid: Boetes, rechtszaken
- Operationele verstoring: Leveranciers deactiveren uw toegang
- Financiële verspilling: Betalen voor licenties die u niet gebruikt
Deze gids legt uit hoe u softwarelicenties volgt, naleeft en optimaliseert.
Context & Aannames
Voor wie dit bestemd is:
- Operations-managers en financeteams
- IT-beheerders die softwarebezittingen beheren
- Bedrijfseigenaren die onverwachte kosten willen vermijden
De Drie Soorten Softwarelicenties
1. Commerciële Licenties (Betaald)
- U betaalt voor het recht om software te gebruiken
- Licentievoorwaarden variëren: per-gebruiker, per-apparaat, per-volume, eeuwigdurend, abonnement
- Voorbeelden: Microsoft 365, Salesforce, Adobe Creative Cloud, Shopify
2. Open-Source Licenties (Meestal Gratis)
- Gratis te gebruiken, maar met voorwaarden
- Veelvoorkomende typen: MIT, Apache 2.0, GPL, AGPL
- Belangrijk: Sommige (zoals GPL) vereisen dat u uw broncode deelt
3. Freemium/Gratis Software (Beperkt Gratis)
- Gratis laag met gebruiksbeperkingen
- Betaalde laag voor aanvullende gebruikers
- Voorbeelden: Slack, Zoom, Figma, Canva
Een Licentie-Inventaris Bouwen
Start met een audit:
Stap 1: Maak een Inventaris
Creer een spreadsheet met:
- Software naam
- Type (Commercial, Open-source, Freemium)
- Aantal gebruikers
- Jaarlijkse kosten
- Verlengingsdatum
- Nalevingsstatus
Stap 2: Classificeer per Type
- Abonnement: Volg verlengingsdata
- Eeuwigdurend: Volg ondersteuning vervaldatum
- Per-gebruiker: Controleer tegen huidi aantal werknemers
- Per-apparaat: Controleer tegen huidi apparaatental
- Gratis/Open-source: Documenteer licentievoorwaarden
Stap 3: Controleer Naleving
Voor elke software vraag:
- Gebruiken we meer licenties dan we bezitten?
- Is het juiste licentietype voor ons?
- Hebben we bewijs van aankoop?
- Is er een beter (goedkoper) licentieerkaartje voor ons?
Jaarlijkse Controlelijst
- Hebben we genoeg licenties voor huidi gebruikers?
- Gebruiken we het licentieerkaartje waarvoor we betalen?
- Zouden we kunnen consolideren naar minder leveranciers?
- Zijn goedkopere alternatieven beschikbaar?
- Biedt onze leverancier kortingen voor jaarlijks vooruitbetalen?
Veel Gemaakte Fouten
- Geen inventaris — "We weten niet wat we gebruiken." Resultaat: Licentieschendingen, overuitgaven.
- Verlengingen negeren — Verlengingstermijnen missen kan licentie opschorting veroorzaken.
- Geen audit trail — Kunt niet bewijzen dat u eigenaar bent van een licentie. Bewaar contracten.
- Aannames over open-source — "Het is open-source dus gratis te gebruiken." Niet altijd waar (zie GPL).
- Licenties hoarden — Te veel licenties kopen "voor het geval" verspilt budget.
Gerelateerde Documentatie
Deze documentatie vormt geen juridisch of compliancy-advies.